Privacyverklaring

Versie 1.0 — Rule88 — rouwbericht.online

Artikel 1 — Inleiding

1.1 Rule88 hecht groot belang aan zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Deze privacyverklaring beschrijft welke gegevens wij verwerken via rouwbericht.online en de bijbehorende Widget, met welk doel, op welke grondslag en hoe lang wij ze bewaren.

1.2 De verwerkte data is bijzonder gevoelig (rouw, overlijden, nabestaanden). Wij behandelen deze gegevens met passende vertrouwelijkheid en beveiliging.

1.3 Op het gebruik van de Dienst zijn tevens de Algemene Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst van toepassing.

Artikel 2 — Verwerkingsverantwoordelijke

Onderneming: Rule88
KvK-nummer: 99020904
BTW-nummer: NL005367655B88
E-mail: info@rouwbericht.online
Telefoon: 06 26 12 15 72

2.1 Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen via bovenstaande gegevens.

Artikel 3 — Begrippen

Dienst: De digitale rouwkaart-tool en bijbehorende Widget van Rule88, beschikbaar via rouwbericht.online.
Widget: Het via een script-tag in te sluiten kaartcomponent op het domein van de Klant.
Klant: De uitvaartonderneming of uitvaartbegeleider die een account heeft aangemaakt en de Dienst gebruikt.
Kaart: Een digitale rouwkaart aangemaakt via de tool, bereikbaar via {onderneming}.rouwbericht.online of via de Widget op de site van de Klant.
Kaartbezoeker: Familielid, genodigde of belangstellende die een Kaart bekijkt.
Websitebezoeker: Bezoeker van de publieke marketingpagina rouwbericht.online.

Artikel 4 — Welke gegevens wij verwerken

4.1 Websitebezoekers (rouwbericht.online). Wij verwerken:

Geanonimiseerde bezoekstatistieken via Matomo (zie Cookieverklaring);
Indien u het contactformulier invult: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en de inhoud van uw bericht;
Standaard server-loggegevens (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina) ten behoeve van beveiliging en foutafhandeling.

4.2 Klanten (uitvaartondernemingen). Wij verwerken:

Account- en contactgegevens (bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mail, telefoon);
Factuur- en betaalgegevens;
Inloggegevens en activiteitenlogs van de tool;
Door u geüploade Content (teksten, foto's, PDF's). Voor zover deze persoonsgegevens bevat geldt aanvullend de Verwerkersovereenkomst.

4.3 Kaartbezoekers (familie, genodigden). Een Kaart vereist geen account. Wij verwerken:

Standaard server-loggegevens (IP-adres, tijdstip, browser-type) ten behoeve van beveiliging en het correct uitleveren van de Kaart;
Geen profiel- of trackingcookies; geen koppeling met sociale media of advertentienetwerken.

4.4 Gegevens van overledenen. Gegevens van overledenen vallen niet onder de AVG (overweging 27 AVG). Rule88 behandelt deze gegevens niettemin met zorgvuldigheid en verwijdert ze conform artikel 9 van deze verklaring.

Artikel 5 — Doel en grondslag

Uitvoering overeenkomst: Account- en factuurgegevens van Klanten verwerken wij om de Dienst te leveren en te factureren (art. 6 lid 1 sub b AVG).
Wettelijke verplichting: Factuur- en boekhoudgegevens bewaren wij ter voldoening aan onze fiscale bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c AVG).
Gerechtvaardigd belang: Server-logs, beveiligingsmaatregelen en geanonimiseerde analytics verwerken wij op grond van ons gerechtvaardigd belang om de Dienst stabiel, veilig en bruikbaar te houden (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Toestemming: Voor het versturen van een bericht via het contactformulier vragen wij uw expliciete actie. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken (art. 6 lid 1 sub a AVG).

Artikel 6 — Sub-verwerkers en derden

6.1 Voor het leveren van de Dienst maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde sub-verwerkers. Met elke sub-verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten of zijn AVG-conforme voorwaarden van toepassing.

Hosting — self-hosted door Rule88 op infrastructuur van Hetzner, EU-locatie, voor het draaien van de tool, Widget en kaart-omgevingen;
Formspree — voor de afhandeling van inzendingen via het contactformulier;
Matomo — first-party analytics, self-hosted door Rule88 op infrastructuur van Hetzner, EU-locatie; geen doorgifte naar derden.

6.2 Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden en gebruiken deze niet voor commerciële profilering.

6.3 Wij geven gegevens uitsluitend aan derden af wanneer dit wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde autoriteit).

Artikel 7 — Doorgifte buiten de EER

7.1 Onze infrastructuur en sub-verwerkers zijn gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

7.2 Indien doorgifte naar een derde land onverhoopt noodzakelijk is, vindt deze uitsluitend plaats op basis van een passend beschermingsniveau (adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen).

Artikel 8 — Beveiliging

8.1 Rule88 neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten in elk geval:

Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor al het verkeer;
Toegangscontrole op basis van het need-to-know-principe;
Periodieke updates en monitoring van servers en software;
Versleutelde back-ups van Klantgegevens.

8.2 Bij een datalek met (waarschijnlijk) ernstige gevolgen melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, bij betrokkenen.

Artikel 9 — Bewaartermijnen

Account- en contactgegevens: Tot 12 maanden na beëindiging van de overeenkomst, daarna verwijderd.
Factuur- en boekhoudgegevens: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht.
Geüploade Content (Kaarten, foto's, PDF's): Zolang de Kaart actief is. Na beëindiging van de overeenkomst binnen 30 dagen definitief verwijderd (zie ook artikel 13 Algemene Voorwaarden).
Contactformulier-inzendingen: Tot 12 maanden, of korter indien de aanleiding is afgehandeld.
Server-logs: Maximaal 30 dagen, daarna automatisch verwijderd of geanonimiseerd.
Matomo-statistieken: Geaggregeerd en zonder direct identificeerbare gegevens; bewaard zolang de Dienst bestaat.

Artikel 10 — Uw rechten

10.1 U heeft op grond van de AVG de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

Recht op inzage in de gegevens die wij over u verwerken;
Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
Recht op verwijdering ('vergetelheid') voor zover daartoe geen wettelijke bewaarplicht bestaat;
Recht op beperking van de verwerking;
Recht op dataportabiliteit voor gegevens die u zelf heeft aangeleverd;
Recht van bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang;
Recht om gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

10.2 U kunt een verzoek indienen via info@rouwbericht.online. Wij reageren binnen 30 dagen. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat wij gevoelige gegevens verstrekken.

10.3 Bent u Kaartbezoeker en wilt u dat een Kaart of bepaalde Content wordt aangepast of verwijderd? Neem dan in eerste instantie contact op met de uitvaartonderneming die de Kaart heeft uitgegeven. Lukt dit niet, dan kunt u Rule88 benaderen.

Artikel 11 — Klachten

11.1 Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen wij u in eerste instantie contact met ons op te nemen, zodat wij gezamenlijk een oplossing kunnen vinden.

11.2 U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Artikel 12 — Wijzigingen

12.1 Rule88 behoudt het recht deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd en, voor zover wezenlijk, vooraf aangekondigd aan Klanten.

12.2 Het verdient aanbeveling deze verklaring periodiek te raadplegen. De versie en datum staan bovenaan vermeld.